Правильное ведение кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства - один из ключевых элементов работы любой организации. От его правильной организации зависит не только эффективное управление персоналом, но и соблюдение трудового законодательства и своевременное предоставление необходимой отчетности в контролирующие органы.

Начинать правильную организацию кадрового делопроизводства следует с разработки и утверждения перечня необходимых кадровых документов. В него входят приказы, распоряжения, трудовые договоры, личные карточки сотрудников, табели учета рабочего времени и т.д.

Следующим шагом является организация системы хранения и учета документов. Для этого необходимо создать папки и журналы для каждого вида документов, а также разработать график уничтожения документов, которые утратили свою актуальность.

Составление и хранение кадровой документации

При составлении кадровой документации придерживайтесь требований Трудового кодекса, профстандартов и локальных нормативных актов. Сотрудников следует ознакомить с документами под подпись.

Документы хранятся в кадровом делопроизводстве и включают:

Личные карточки сотрудников

Трудовые договоры и дополнительные соглашения

Личные дела

Приказы по личному составу

Табеля учёта рабочего времени

Документы о профессиональном развитии (аттестаты, свидетельства)

Документы воинского учёта (для военнообязанных)

Медицинские заключения о состоянии здоровья

Документы, подтверждающие прохождение инструктажей

Управление личными делами сотрудников

Назначайте ответственного сотрудника:

Определите конкретного сотрудника отдела кадров, ответственного за управление личными делами и обеспечение их конфиденциальности.

Разработайте систему хранения:

Внедрите эффективную систему хранения личных дел, обеспечивающую легкий доступ и защиту информации. Рассмотрите использование электронного архива или базы данных с ограниченным доступом.

Следите за актуальностью информации:

Регулярно обновляйте и проверяйте личные дела сотрудников, включая персональные данные, образование, опыт работы, оценки и другую важную информацию.

Обеспечивайте конфиденциальность:

Ограничьте доступ к личным делам только уполномоченным лицам. Соблюдайте право сотрудников на конфиденциальность и запросы на доступ к их данным.

Регулярно проводите проверки:

Проводите периодические проверки личных дел, чтобы убедиться в их точности и полноте. Исправляйте неточности и обновляйте устаревшую информацию.

Храните документы в безопасном месте:

Храните личные дела в безопасном месте, защищенном от несанкционированного доступа или повреждений. Рассмотрите возможность использования сейфов или защищенных файловых кабинетов.

Уничтожайте устаревшие документы:

Регулярно уничтожайте или архивируйте личные дела, которые больше не актуальны или не требуются в соответствии с законами и политиками компании.

Автоматизируйте процессы:

Используйте программное обеспечение или приложения для автоматизации процессов управления личными делами, включая отслеживание документов, контроль версий и уведомления о приближающихся сроках проверки.

## Подготовка и выдача трудовых книжек

- При приеме на работу: Заполните лицевой титул книжки (ФИО, дата рождения, образование) и внесите информацию о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).

- При увольнении: Сделайте запись о прекращении трудовых отношений, указав дату, основание и номер приказа об увольнении.

- Выдача трудовой книжки: Передайте книжку работнику лично под роспись. При утере книжки работодатель обязан оформить дубликат.

- По запросу работника: Выдайте копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Копия должна содержать все записи из книжки, связанные с трудовой деятельностью.

- Хранение трудовых книжек: Храните трудовые книжки в несгораемом шкафу. Обеспечьте их сохранность и защиту от незаконного изъятия.

Оформление трудовых договоров

Оформляя трудовые договоры, следуйте инструкции:

1. Укажите сведения о сторонах договора:
   

   • ФИО работника
   

   • Паспортные данные работника
   

   • Наименование и адрес работодателя
   

   • ФИО и должность представителя работодателя

2. Опишите условия работы:
   

   • Место выполнения работы
   

   • Должность или профессия
   

   • Дата начала работы
   

   • Условия оплаты труда
   

   • Режим рабочего времени и отдыха

3. Пропишите права и обязанности сторон
4. Укажите срок действия договора или условия его расторжения
5. Установите порядок внесения изменений
6. Получите подписи сторон

Ведение графика отпусков

Составляйте график отпусков ежегодно, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

При составлении графика учитывайте:

• Пожелания сотрудников;
• Необходимость непрерывной работы организации;
• Сроки отпусков прошлых лет.

Удостоверьте подписью руководителя и печатью организации.

Издайте приказ, содержащий утвержденный график отпусков. Ознакомьте с приказом всех сотрудников под подпись.

Утвержденный график отпусков разместите на информационном стенде.

В случае изменения графика отпусков издайте новый приказ и ознакомьте с ним сотрудников.

Архивное хранение кадровых документов

Храните документы в архиве:

Личные дела сотрудников сроком хранения 75 лет.

Трудовые книжки и вкладыши к ним - постоянное хранение. Сведения о трудовой деятельности умершего сотрудника, не востребованные наследниками, хранятся в течение 50 лет.

Документы по аттестации сотрудников за последние 5 лет и по персоналу, вышедшему на пенсию, - постоянное хранение.

Книги регистрации приказов по личному составу - постоянное хранение.

Другая документация по личному составу - 5 лет с момента увольнения работника.

Вопрос-ответ:

Как грамотно организовать систему кадрового документооборота?

Система кадрового документооборота должна включать в себя следующие элементы: четкий порядок создания, обработки, хранения и уничтожения документов; автоматизированную систему электронного документооборота; систему контроля исполнения документов и принятия решений по ним; обучение и повышение квалификации работников кадровой службы по вопросам ведения кадрового делопроизводства.

Какие требования предъявляются к оформлению кадровых документов?

Кадровые документы должны быть составлены на русском языке, иметь установленную форму, содержать обязательные реквизиты, быть подписаны уполномоченными лицами и иметь печати и штампы.

Как правильно вести учет личных дел сотрудников?

Личные дела сотрудников ведутся в отделе кадров и содержат документы, подтверждающие образование, трудовую деятельность, семейное положение, награды и поощрения работника. Личные дела хранятся в течение 75 лет после увольнения сотрудника.

Каковы сроки хранения кадровых приказов?

Кадровые приказы, связанные с приемом, переводом, увольнением, наложением дисциплинарных взысканий хранятся в течение 75 лет после увольнения сотрудника. Приказы о предоставлении отпусков, командировках, поощрениях и награждениях хранятся в течение 5 лет после их издания.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил ведения кадрового делопроизводства?

За нарушение правил ведения кадрового делопроизводства предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 рублей, а на юридических лиц - от 5000 до 10000 рублей.