Кадровое делопроизводство. Общие положения

Успешное функционирование любой организации напрямую зависит от слаженной и грамотно организованной кадровой работы. Основой для данной деятельности служит кадровое делопроизводство, которое регламентирует сбор, обработку, хранение и использование кадровой информации.

В соответствии с действующим законодательством, каждая организация обязана вести кадровое делопроизводство в соответствии со стандартами, установленными на государственном уровне. Это означает, что все кадровые документы должны оформляться по установленным формам и содержать обязательный пакет сведений. Соблюдение этих правил позволяет не только избежать штрафных санкций, но и оптимизировать работу с кадрами, повысить эффективность кадровой политики.

Кадровое делопроизводство: Общие положения

Кадровое делопроизводство – это комплексный процесс управления документацией, связанной с персоналом организации.

Основные принципы

Законность: соблюдение трудового законодательства.

Точность и полнота: корректное и достаточное отражение информации о сотрудниках.

Обеспечение конфиденциальности: защита персональных данных работников.

Систематичность и последовательность: ведение документации в соответствии с установленным порядком.

Оперативность: своевременное оформление и обработка документов.

Основные виды документов

Личные дела сотрудников

Трудовые договоры

Приказы по личному составу

Штатное расписание

Табели учета рабочего времени

Документы по обучению и повышению квалификации

Основополагающие понятия и законодательные акты

Основополагающие понятия

Кадровое делопроизводство - комплекс действий по документированию трудовых отношений.

Кадровый учет - фиксация и систематизация сведений о кадровом составе.

Трудовой договор - соглашение между работником и работодателем.

Наём и увольнение - процессы установления и прекращения трудовых отношений.

Должностная инструкция - документ, определяющий функции и обязанности сотрудника.

Законодательные акты

Кадровое делопроизводство регулируется следующими нормативными актами:

Трудовой кодекс Российской Федерации

Федеральный закон "О персональных данных"

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"

Приказ Минтруда России "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления"

ГОСТы (например, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов")

Структура и организация кадровой службы

Структура кадровой службы должна соответствовать масштабам и специфике деятельности организации.

Рекомендуется разделение на отделы:

Управление персоналом: отвечает за стратегическое планирование, набор и адаптацию сотрудников.

Учет кадров: ведет учет личных дел сотрудников, оформляет документы и контролирует трудовую дисциплину.

Обучение и развитие: организует обучение сотрудников, разрабатывает и внедряет программы повышения квалификации.

Управление компенсациями и льготами: разрабатывает и реализует системы оплаты труда и льгот, контролирует их соответствие рыночным тенденциям.

Аттестация и оценка персонала: оценивает эффективность сотрудников и формирует рекомендации для развития.

Основные документы кадрового делопроизводства

Ключевыми документами кадрового делопроизводства являются:

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему

Личная карточка сотрудника (форма Т-2)

Приказы о приёме, переводе, увольнении и т. д.

Трудовые книжки

Личные дела сотрудников

Штатное расписание

Табели учёта рабочего времени

Коллективный договор

Порядок разработки и утверждения кадровых документов

1. Определите необходимость разработки нового документа или пересмотра существующего.

2. Разработайте проект документа с учетом действующего законодательства и внутренних требований организации.

3. Получите согласование проекта со всеми заинтересованными подразделениями, включая юриста или специалиста по кадрам.

4. Направьте проект документа на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу.

5. После утверждения утверждайте документ в установленном порядке, например, проставляя подпись и/или печать.

6. Ознакомьте сотрудников с новым или обновленным документом под подпись.

7. Храните кадровые документы в соответствии с требованиями делопроизводства и архивирования.

Учет и хранение кадровой документации

Для упорядочивания и сохранности кадровых документов необходимо вести их учет и хранение в соответствии с установленными правилами.

Учет кадровой документации

Учет кадровой документации ведется в специальном журнале регистрации или с помощью автоматизированных информационных систем. В учетном журнале отражаются следующие данные:

Учетный журнал ведется в хронологическом порядке, нумеруется и шнуруется. Подлежащие учету документы регистрируются до их передачи в делопроизводство. После регистрации документ получает уникальный регистрационный номер, который проставляется на самом документе и во всех его приложениях.

Хранение кадровой документации

Кадровые документы хранятся в специально отведенном помещении или выделенных шкафах, сейфах, оборудованных средствами противопожарной безопасности.

Документы, содержащие персональные данные сотрудников, хранятся в запирающихся шкафах или сейфах, доступ к которым имеют только ответственные лица.

Хранение кадровых документов осуществляется в соответствии с установленными сроками хранения, которые определяются нормативными актами.

По истечении сроков хранения кадровые документы подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве

Лица, ответственные за организацию и ведение кадрового делопроизводства, в случае выявления нарушений, несут административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность в установленном законодательством порядке в зависимости от характера и степени вины.

Вопрос-ответ:

Что представляет собой кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство — это комплекс мероприятий, связанных с документированием трудовых отношений, в соответствии с установленным законодательством.

Какие основные задачи решает кадровое делопроизводство?

Основные задачи кадрового делопроизводства: обеспечение полноты и своевременности кадровых документов, контроль за соблюдением трудового законодательства, формирование и хранение кадрового архива.

Какие документы относятся к кадровому делопроизводству?

К кадровым документам относятся все документы, которые фиксируют трудовые отношения и личные данные сотрудников, а также внутренние локальные акты, регламентирующие деятельность организации и трудовые отношения.

В чем заключаются основные принципы кадрового делопроизводства?

Основными принципами кадрового делопроизводства являются: своевременность, полнота, достоверность, систематичность и конфиденциальность.

Какова ответственность за нарушения в сфере кадрового делопроизводства?

Ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве может быть административной или уголовной в зависимости от характера и тяжести нарушения законодательства.

Каково определение "кадрового делопроизводства"?

Кадровое делопроизводство представляет собой систему организационно-правовых мероприятий по созданию и ведению документации, связанной с трудовыми отношениями работников и работодателя.