Должностная инструкция помощника руководителя

Помощник руководителя играет важную роль в обеспечении эффективной работы любого руководителя. При разработке должностной инструкции необходимо четко определить основные функции, обязанности и ответственность помощника. Главные задачи этой должности заключаются в оказании административной, организационной и информационной поддержки руководителю.

Помощник руководителя должен обладать навыками управления временем, организации, коммуникации и межличностными качествами. Высшее образование в сфере управления, администрирования или смежной области желательно. Опыт работы в аналогичной должности, знание делопроизводства и офисных программ обязательно.

Общие положения

Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя.

На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее 3 лет в должности помощника руководителя или в других должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием.

Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю.

В своей деятельности помощник руководителя руководствуется должностной инструкцией, внутренними документами и локальными нормативными актами организации, а также законодательством РФ.

Организационная структура и ответственность

Помощнику руководителя следует четко понимать организационную структуру компании, включающую обязанности каждого сотрудника и иерархические отношения.

В рамках своих обязанностей помощник руководителя несет ответственность за:

выполнение поручений и распоряжений непосредственного руководителя;

координацию взаимодействия между подразделениями, сотрудниками, контрагентами и другими организациями;

обеспечение документооборота и контроля исполнения поручений;

организационно-техническое обеспечение работы руководителя, включая подготовку материалов к совещаниям, презентациям и другим мероприятиям;

обеспечение конфиденциальности и сохранности коммерческой информации.

Функциональные обязанности

Организация рабочего времени руководителя и планирование его рабочего дня.

Подготовка документов и информационных материалов для руководителя.

Управление деловой перепиской, телефонными звонками и электронными сообщениями.

Ведение и контроль документооборота.

Организация совещаний, переговоров и встреч.

Подбор и прием посетителей, ведение графика приема.

Сопровождение руководителя в командировках и на мероприятиях.

Выполнение поручений руководителя, связанных с его повседневной деятельностью.

Участие в деловых мероприятиях и конференциях по направлению деятельности руководителя.

Требования к профессиональным компетенциям

Помощник руководителя должен обладать следующими компетенциями:

• Оперативное управление
• Управление документами
• Управление календарем
• Управление проектами
• Деловой этикет
• Коммуникационные навыки
• Организаторские способности

Условия

Гибкий график работы с возможностью удаленной работы для определенных задач

Оплачиваемый отпуск и больничные дни

Медицинское страхование и другие льготы

Возможности профессионального роста и обучения

Оценка деятельности

Оценка деятельности помощника руководителя проводится руководителем организации или уполномоченным сотрудником. Периодичность оценки устанавливается внутренним документом компании.

Рекомендации для оценки помощника руководителя:

1. Установить четкие и количественно измеримые показатели деятельности.
2. Использовать различные методы оценки: аттестация, отчеты о выполненной работе, анкетирование.
3. Обеспечить регулярную обратную связь по результатам оценки, предоставляя конкретные рекомендации по улучшению.
4. Справедливо и объективно оценивать работу сотрудника, избегая личного предубеждения.
5. Рассматривать результаты оценки в контексте общей эффективности отдела и организации.

Вопрос-ответ:

Нужно ли иметь образование для работы помощником руководителя?

Для работы помощником руководителя не требуется обязательное наличие высшего образования. Однако наличие диплома высшего учебного заведения, например, по специальности "Документоведение" или "Менеджмент", будет преимуществом при рассмотрении кандидатов.

Какова средняя заработная плата помощника руководителя?

Средняя заработная плата помощника руководителя в России составляет от 30 000 до 80 000 рублей в месяц. Она может варьироваться в зависимости от размера и отрасли компании, опыта работы и объема выполняемых обязанностей.