Должностная инструкция делопроизводителя

Главный документ, регламентирующий детальный перечень обязанностей, прав и ответственности специалиста, занимающегося делопроизводством, – должностная инструкция. Ее утверждение руководителем организации является обязательным. Если инструкция не составлена или утверждена с нарушениями, то это может привести к негативным последствиям для организации, в том числе и в случае возникновения судебных споров.

Содержание должностной инструкции делопроизводителя определяется отраслевой спецификой и особенностями документооборота в конкретной организации. При этом в основе разработки лежит соблюдение установленных законодательством требований. Документ должен содержать не только перечень служебных обязанностей, но и полномочия сотрудника, его ответственность, условия труда, права, а также требования к квалификации и образованию.

Общие положения

Делопроизводитель относится к категории специалистов.

Назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику отдела делопроизводства, а в его отсутствие - заместителю начальника или лицу, исполняющему его обязанности.

На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Делопроизводитель должен знать:

- действующие нормативно-правовые акты, регламентирующие порядок создания, учета и хранения документов в организации;

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- особенности создания, учета, хранения и использования различных видов документов и материальных носителей;

- правила хранения и обеспечения сохранности документов;

- правила подготовки и оформления документов;

- порядок согласования и визирования документов;

- виды работ по копированию и размножению документов;

- порядок рассылки, доставки и вручения документов;

- деловую переписку (в том числе электронную);

- основы архивного дела;

- основы сохранности информации;

- правила охраны труда, промышленной и пожарной безопасности.

Должностные обязанности

Осуществлять делопроизводство в организации в соответствии с действующими нормативными правовыми актами и локальными нормативными актами организации;

Обеспечивать своевременное, качественное формирование, учет, хранение и передачу в архив дел организации;

Вести регистрацию и распределение поступающей и отправляемой корреспонденции, контролировать прохождение документов, согласований и исполнения;

Разрабатывать, совершенствовать и внедрять систему документооборота организации;

Оказывать содействие подразделениям и сотрудникам организации в подготовке документов;

Оформлять и заверять копии документов, выписки из документов, архивные справки;

Осуществлять контроль за правильностью оформления документов по организации;

Составлять и передавать в установленном порядке информацию об исполнении документов;

Проводить работу по внутриведомственной экспертизе ценности документов для организации;

Выполнять поручения руководителя организации.

Права

Запрашивать и получать от всех структурных подразделений и сотрудников организации материалы и информацию, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

Вносить предложения руководству по улучшению организации и ведения делопроизводства в организации.

Ответственность

Соблюдение конфиденциальности служебной информации.

Точность и своевременность выполнения поручений.

Сохранность документов, поступивших в делопроизводство.

Соблюдение сроков подготовки и оформления документов, а также их рассылки.

Контроль за движением и исполнением документов.

Обеспечение сохранности и передачи в архив завершенных дел.

Решение вопросов, касающихся делопроизводства, в пределах своей компетенции.

Выполнение иных поручений руководства в соответствии с функциональными обязанностями.

Взаимоотношения и деловые связи по должности

Делопроизводитель взаимодействует:

• С руководителем, другими должностными лицами
• С коллегами внутри подразделения
• С другими подразделениями
• С обслуживающими организациями
• С инстанциями по вопросам делопроизводства
• С государственными, муниципальными органами власти
• С внешними контрагентами

Оценка работы

Оценка работы делопроизводителя может проводиться по следующим критериям:

Своевременность и полнота выполнения должностных обязанностей

Качество оформляемых документов

Наличие замечаний от вышестоящего руководства и коллег

Соблюдение требований конфиденциальности

Владение офисными программами и базами данных

Знание нормативных актов и инструкций

Навыки общения и умение работать в команде

Результаты оценки оформляются в виде отчета, который согласовывается с сотрудником и хранится в кадровом отделе.

Вопрос-ответ:

Каковы основные обязанности делопроизводителя?

Делопроизводитель отвечает за документооборот организации. В его обязанности входят регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков исполнения документов, подготовка и рассылка исходящих документов, обеспечение сохранности и конфиденциальности документов.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель?

Делопроизводитель должен иметь навыки делового письма, владеть офисными программами, знать правила оформления и регистрации документов, понимать основы документооборота. Кроме того, он должен быть внимательным, ответственным, аккуратным и организованным.

Как стать делопроизводителем?

Для того чтобы стать делопроизводителем, необходимо получить среднее или высшее профессиональное образование по специальности "Документационное обеспечение управления" или "Делопроизводство и архивоведение". Кроме того, полезно пройти курсы повышения квалификации или дополнительного профессионального образования.

Каковы перспективы карьерного роста для делопроизводителя?

Делопроизводитель может рассчитывать на продвижение по карьерной лестнице до руководителя канцелярии, заведующего архивом или секретаря организации. При наличии дополнительных навыков и опыта он может перейти в отдел по работе с обращениями граждан или в службу управления персоналом.

В чем заключается специфика работы делопроизводителя в электронной среде?

В электронной среде делопроизводитель использует специальные программы для регистрации, учета и обработки документов. Он работает с электронно-цифровой подписью, обеспечивает защиту документов от несанкционированного доступа и работает с электронными документами в соответствии с действующими требованиями законодательства.

Какие должностные обязанности возложены на делопроизводителя?

Делопроизводитель ответственен за ведение документации организации, включая ее создание, учет, хранение и передачу. Он также обеспечивает контроль за правильным оформлением документов и их своевременную доставку адресатам.