Многие пользователи Microsoft Office используют электронные таблицы в своей повседневной работе. При этом некоторые в процессе обработки тех или иных документов предпочитают не открывать сразу несколько программ, а сразу создавать таблицы прямо в программе Word. Однако после использования каких-либо дополнительных функций, доступных только в Excel, могут возникнуть некоторые трудности, так как не все знают, как правильно передавать таблицы между этими утилитами.
Если вам нужно перенести информацию из электронной таблицы в Microsoft Word в Excel, совсем не обязательно полностью переписывать эти данные, а просто скопировать необходимую информацию. В процессе копирования данных информация, хранящаяся в каждой отдельной ячейке, будет помещена в отдельную ячейку и в Excel, после чего вы сможете выполнить дальнейшее форматирование и внести любые изменения.
При этом сразу стоит сказать, что после ввода данных иногда необходимо немного их очистить, чтобы иметь возможность использовать специальные функции расчета в Excel. Таким образом, например, в ячейках могут храниться ненужные пробелы, числа могут вводиться как текст вместо числовых значений, которые могут использоваться в процессе выполнения определенных вычислений, или даты могут отображаться неправильно.
Чтобы скопировать таблицу из одной программы в другую, вам необходимо выполнить простой список процедур:
Как упоминалось выше, Excel вставит содержимое ячейки из Word в каждую отдельную ячейку. После вставки таблицы вы можете распределить данные по дополнительным ячейкам с помощью команды «Текст в столбцы.
Некоторые трудности у пользователей возникают в том случае, если на создание таблицы потребовалось некоторое время или она была полностью скопирована в Word из другого источника, поэтому при попытке перенести ее в Excel начинают появляться все лишние шрифты, ячейки или строки. Другими словами, в программе Word таблица может содержать большое количество «мусора», которое появляется там из-за неправильного заполнения таблиц различной информацией или неправильной передачи в процессе копирования данных из любого другого приложения.
Часто бывает, что деформация таблицы происходит из-за различных знаков конца абзаца, которые в большом количестве стараются уместиться в одной ячейке. Часто это происходит из-за того, что пользователи нажимают клавишу Enter только для перехода к следующей строке, а не для создания дополнительного абзаца.
На самом деле, в удалении всевозможных ненужных отметин нет ничего сложного. Конечно, если вы проделаете все процедуры вручную, это может занять много времени, поэтому Word предоставляет специальный инструмент, который значительно упрощает и ускоряет эту процедуру:
Теперь вы можете закрыть окно замены и безопасно скопировать таблицу в Microsoft Excel. Таким образом, вы полностью избавитесь от посторонних символов и сможете нормально работать с таблицей после переноса ее в новую программу.
При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные проблемы в виде несоответствия форматов, размеров и просто неправильной вставки скопированных данных. Для качественной передачи данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.
Чтобы перенести все данные рабочего листа книги Excel в документ Word, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите кнопку «Объект» в группе кнопок «Текст». На вкладке «Создать из файла» диалогового окна «Вставить объект»,
используя кнопку «Обзор», вам нужно найти книгу с данными, которые нужно передать. Стоит отметить, что в рабочей книге активным листом должен быть лист, содержащий данные, которые необходимо передать в документ Word. В этом случае вставка данных файла в документ выполняется таким образом, чтобы их можно было изменить с помощью приложения, в котором они были созданы. Другими словами, область приложения Excel появляется в документе Word и активируется двойным щелчком левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel, и вы можете вносить изменения в эту область документа Word с помощью инструментов Excel.
Если вы установите флажок «Ссылка на файл» в диалоговом окне «Вставить объект», документ Word автоматически отобразит изменения, внесенные в исходный файл.
Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из книги Excel в документ Word, вам необходимо скопировать диапазон ячеек в Excel, перейти в Word и на вкладке Главная в группе кнопок Буфер обмена развернуть меню Вставить и выберите один из доступных вариантов вставки, например, сохранить исходное форматирование, использовать окончательные стили фрагмента, сохранить как изображение, сохранить только текст и некоторые другие.
В дополнение к перечисленным параметрам доступен параметр «Специальная вставка», с помощью которого вы можете вставить скопированную таблицу или диапазон как объект, а также выбрать другие параметры вставки.
Когда вы копируете диапазон ячеек на лист книги Excel, а затем вставляете его в документ Word, значения ячеек передаются из одного приложения в другое в виде таблицы, то есть с сеткой для ячеек, что не всегда удобно. Для передачи данных без ячеек достаточно ввести их не в Word, а в обычном блокноте и оттуда перенести в Word.
Используя надстройку Excel, вы можете программно переносить любое количество таблиц из редактора электронных таблиц в текстовый редактор. Знать больше.
В некоторых случаях, когда вам нужно заполнить отдельные строки / столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, надстройка Word Autofill Word Table с данными из Excel поможет вам избежать повторного действия «Копировать и вставить.
Например, при составлении спецификаций для проектной документации необходимо выборочно переносить информацию из базы данных книги Excel в документ Word. В этом случае нет необходимости переносить всю таблицу Excel, а только некоторые из ее строк, несмотря на то, что они не находятся в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одну операцию. Надстройка автоматизирует процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.
После выбора книги Excel (базы данных) и листа, содержащего данные, которые необходимо передать в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Пользователь может настроить количество столбцов, отображаемых независимо, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками столбцов в диалоговом окне. Для переноса данных из диалогового окна необходимо выбрать нужные строки с помощью левой кнопки мыши и клавиш Ctrl и / или Shift на клавиатуре.
После запуска программы значения всех выбранных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка позволяет выборочно заполнять таблицы в редакторе Word данными из Excel. Примером использования данного дополнения является составление спецификаций на оборудование и материалы для конструкторской документации, когда для составления документов по разделам необходимо выборочно переносить данные из баз данных, созданных на основе рабочих книг Excel, в таблицу документов Word.
Для пользователей широкоэкранного режима размер диалогового окна можно изменить, чтобы он соответствовал ширине окна приложения Word.
Для автоматического заполнения документов Word данными Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически создавать документы Word на основе данных, содержащихся в листе книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность формирования документов партиями (в тех случаях, когда на основании набора исходных данных необходимо составить несколько различных документов, например договор, дополнительное соглашение, доверенность и т.д.).
Оба дополнения имеют примерно одинаковую функциональность и незначительно отличаются.
Примечание. Мы стремимся как можно быстрее предоставлять вам актуальные справочные материалы на вашем языке. Эта страница была переведена автоматически и может содержать неточности и грамматические ошибки. Нам важно, чтобы эта статья была вам полезна. Мы просим вас выделить пару секунд и сообщить нам, помогло ли это вам, используя кнопки внизу страницы. Для вашего удобства мы также предоставляем ссылку на оригинал (на английском языке).
Если вы хотите переместить данные из электронной таблицы Word в Excel, вы можете избежать их повторного ввода, скопировав непосредственно из Word. При копировании из таблицы Word на лист Excel данные из каждой ячейки таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.
Важно: после вставки данных вам может потребоваться очистить их, чтобы воспользоваться функциями вычислений Excel. Например, ячейки могут содержать ненужные пробелы, числа могут вводиться как текст вместо числовых значений, которые можно вычислить, а даты могут отображаться некорректно. Информацию о форматировании чисел, таких как даты, валюты, проценты и т.д., см. В статье Форматирование чисел. Для получения справки о форматировании таблицы см. Раздел Форматирование таблицы Excel.
Выделите строки и столбцы таблицы в документе Word, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет лишних символов возврата каретки, иначе в Excel могут появиться лишние строки.
Чтобы скопировать выделение, нажмите CTRL + C.
На листе Excel выберите верхний левый угол области, в которую вы хотите вставить таблицу Word.
Примечание. Перед вставкой убедитесь, что область пуста. Данные ячеек таблицы Word заменят любые существующие данные в ячейках листа, которые находятся в области ввода. При необходимости просмотрите таблицу в Word, чтобы проверить ее размер перед копированием.
Нажмите CTRL + V.
Чтобы настроить форматирование, нажмите кнопку «Параметры вставки рядом с введенными данными, затем действуйте следующим образом.
Чтобы использовать форматирование, примененное к ячейкам на листе, выберите параметр «Использовать форматы ячеек назначения.
Чтобы использовать форматирование таблицы Word, выберите параметр «Сохранить исходное форматирование.
Примечание. Excel вставит содержимое каждой ячейки таблицы Word в отдельную ячейку. После ввода данных их можно распространить на другие ячейки в столбце (например, разделив имя и фамилию, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды «Текст по столбцам». Дополнительные сведения см. В статье «Распределить содержимое ячеек по смежным столбцам.
По поводу переноса таблиц из Word в Excel можно сказать, что лучше было бы сразу без переноса, но это не всегда работает наилучшим образом. Эта статья ориентирована на тех, кто все же сталкивался с такой задачей.
Обмен данными возможен между любыми приложениями, работающими в Windows. В окне Word выберите таблицу так, как вам нравится, например, нажав кнопку выбора таблицы, и скопируйте ее. Варианты копирования:
На листе Excel наведите указатель мыши на ячейку, из которой вы хотите разместить таблицу, и вставьте скопированную. Варианты вставки:
Оба варианта требуют, чтобы пользователь выбрал «Параметры вставки». Если вам нужно сохранить особенности оформления таблиц в Word, используйте первый вариант команды «Вставить.
Если вам не нужно сохранять исходный рисунок, выберите другую кнопку при вставке. На рисунке вы можете увидеть и сравнить два варианта вставки одной и той же таблицы.
Но при входе даже в самую простую таблицу пользователь сталкивается если не с трудностями, то с неожиданностями. Наиболее распространенным из них является несоответствие ширины столбцов по умолчанию в Excel и вставленных данных.
Это легко исправить. Установите курсор мыши, как показано на рисунке, и разверните столбец.
Пользователь может столкнуться с другой трудностью при вставке, если при создании заголовка таблицы в Word использовались знаки абзаца или возврат каретки (то есть была нажата клавиша ENTER). Для Excel эта отметка является сигналом к размещению следующего текста в новой ячейке.
Чтобы этого избежать, ненужные символы необходимо удалить из исходной таблицы. Сделать это можно несколькими способами:
Во втором варианте в окне поиска и замены вам нужно ввести ^ p (английский язык) в поле «Найти» и пробел в поле «Заменить на.
Если по каким-либо причинам невозможно перенести таблицу из одного приложения в другое путем копирования, возможен следующий вариант:
Вы знакомы с несколькими методами переноса таблиц из Word в Excel, которые доступны в разных версиях обеих программ.
Ситуация, когда вам нужно переместить табличку с именем из Word в Excel, встречается нечасто. Например, это может быть полезно для использования специальных формул и быстрого выполнения некоторых расчетов. В этой статье мы рассмотрим пошаговые инструкции, как перенести таблицу из Word в Excel.
Первый и самый простой способ перенести таблицу из Word в Excel — просто скопировать ее из исходного документа, а затем вставить в другой. Это делается поэтапно следующим образом:
После выполнения этой последовательности нужная таблица появится на листе Excel. Однако иногда информация, введенная в ячейки, отображается не полностью. Значит, вам нужно вручную растянуть столбцы и строки.
Есть еще один вариант, который считается более сложным. Это позволяет не копировать и вставлять вручную, а импортировать данные из таблицы с сохранением параметров. Пользователь, желающий воспользоваться этим методом, должен строго следовать алгоритму действий, описанному ниже:
В отображаемом окне параметров необходимо выбрать символ табуляции как «Разделитель». Подтвердите свой выбор, нажав «ОК».
Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Сохранить как». Далее указываем место, где будет располагаться документ, даем ему имя. Главное, что нужно сделать, это изменить тип файла. Это должен быть обычный текст (.txt).
Щелкните «Сохранить». В открывшемся окне преобразования ничего менять не нужно. Вам просто нужно запомнить кодировку, например Windows (по умолчанию).
Затем перед пользователем появится окно под названием «Мастер текста». В нем в настройках следует отметить формат данных «с разделителем». Также необходимо установить кодировку, в которой был сохранен текстовый файл. Затем нажмите «Далее».
В следующем окне символ табуляции устанавливается как символ-разделитель и нажимается «Далее».
Последний шаг — форматирование данных с учетом содержимого ячеек. Затем, щелкая по каждому из столбцов по порядку, пользователь присваивает им одно из значений (общее, текст, дата или пропуск). Наконец, вы нажимаете «Готово».
На экране появится окно импорта, в котором будет указано, на каком листе вы хотите разместить таблицу. Кроме того, в поле вводится адрес ячейки, которая будет в верхнем левом углу. Если вам не удалось сделать это вручную, вам следует нажать кнопку рядом с полем ввода данных. Выделите нужную ячейку на сетке одним щелчком мыши. Вернувшись в окно импорта данных, нажмите «ОК».
Перед пользователем появится таблица, которую позже можно будет отформатировать и отредактировать с помощью встроенных инструментов.
