Эффективная организация рабочего процесса и грамотное управление временем способны увеличить производительность каждого сотрудника, максимально раскрыв его трудовой потенциал, и в разы повысить прибыльность и конкурентность компании.
Введение
В каждом деле важно знать чувство времени. Этот навык помогает правильно распределять повседневные задачи.
Эффективность работника, четко знающего свое расписание, может повыситься в разы.
Кроме ежедневных целей у типичного специалиста могут иногда возникать дополнительные или внеочередные. Их решение часто бывает безотлагательным. Поэтому важно соблюдать не только порядок и последовательность задач на каждый день, но и учитывать непредвиденные обстоятельства подобного характера.
Постоянный перенос тех или иных задач может сильно сбить рабочий план.
Очевидно, что всегда сохранять надежность, выполняя поставленные задачи в срок, попросту невозможно. Но необходимо стремиться к намеченным целям.
Другой вопрос состоит в том, что формулировать цели тоже необходимо правильно. В противном случае, они могут оказаться слишком легкими и неэффективными или же наоборот – недостижимыми. Такие варианты развития событий могут негативно сказаться на настрое работников вашей компании. Навыком владения обстановкой и временем должны обладать не только управляющие, менеджеры, но и каждый специалист в отдельности.
Тайм-менеджмент входить в перечень, так называемых Soft Skills.
Его наличие сильно повышает ваши шансы успешно пройти собеседование, а также подняться по карьерной лестнице. Вообще, по своей сути – это базовый навык, который должен быть присущ любому специалисту. Однако, современный мир с его огромным количеством отвлекающих факторов, заставляет обучать людей ему заново.
Обрести эту способность не так-то и легко, как может показаться на первый взгляд. Чтобы сделать это самостоятельно, необходимо иметь большую силу воли. Поэтому, выполнение планов и следование расписанию обычно дополнительно поощряются.
В качестве наград могут выступать премии, всеобщее признание, облегчение рабочего плана на следующий период времени и прочие. Это уже зависит целиком от менеджера и управления фирмой. Существует немало специальных обучающих программ, которые позволяют сконцентрироваться, другие же обучают правильному составлению подобных расписаний.
Что включает в себя тайм-менеджмент
Управление своим свободным или занятым временем – это крайне важный аспект не только рабочего процесса, но и жизни в целом. Любое занятие должно быть разделено на условные этапы для облегчения процедуры освоения навыков или знаний. Сейчас так много говорят о тайм-менеджменте, но не все достоверно знают, что он в себя включает:
Составление рабочего плана. Первоначально необходимо определить задачи, цели, пути и методы их достижения. Нужно примерно прикинуть, сколько на каждую из задач уйдет времени, какие нужны для этого дополнительные вещи и прочее. План поможет работнику или вам самим построить четкую схему, последовательность или алгоритм действий. Это будет намного эффективнее, чем работать и одновременно размышлять над каждым своим последующим ходом. Типичный распорядок должен содержать перечень занятий, примерное время начала, время окончания выполнения. Наиболее важные, первоочередные цели можно выделять специальным цветом или шрифтом. В конце должны быть итоги дня, где упоминаются все выполненные и невыполненные задания, а также причины, по которым не вышло закончить ту или иную работу.- Глобальная цель. Ежедневные или даже ежемесячные планы – это хорошо. Но никогда не стоит забывать то, к чему необходимо стремиться. Вспоминая о главном достижении, работники могут трудиться усерднее. Выполнение мелких задач поможет им чувствовать своевременную награду. Но постепенно эта процедура может стать рутинной. Поэтому и существует большая задача, она практически недостижима. Однако, за определенный промежуток времени должны глобальные планы несколько меняться, чтобы поддерживать интерес.
- Перерывы. Об этом пункте нередко забывают, либо же думают о нем слишком много. Но как ни крути, чтобы человек не терял своей эффективности, производительности труда, ему необходимо отдыхать. Причем рациональный отдых может сильно варьировать от вида выполняемой работы, индивидуальных особенностей организма человека, мотивации и прочих характеристик. Причем важно выбрать активный или пассивный отдых. Не стоит брезговать перерывами, ведь без них работа пойдет только хуже, да и общий дух отдела будет находиться в упадке. Лучше всего помогают перерывы на свежем воздухе, конечно, если погодные условия позволяют. Неплохими можно считать и таймауты в коллективе. Это помогает укрепить связи между коллегами.
- Итоги. После каждого временного промежутка – это может быть месяц, два, квартал, семестр или год, необходимо анализировать полученные результаты. Они включают в себя общую эффективность расписания, процент следования ему, с какими пунктами и у каких сотрудников возникали проблемы и прочее. Лучше всего заполнить эти параметры в таблицу, либо же сделать диаграмму. Такие наглядные графические объекты помогут оценить тайм-менеджмент, отдельных рабочих, отдела, фирмы.
Тайм-менеджмент нуждается в инвестициях временем и средствами. Он сможет в перспективе принести немало пользы.
Причем нередко компании еще с самого своего создания начинают активную работу по составлению расписания. И эта деятельность окупается сполна. Крупные компании могут длительно использовать одну и ту же рабочую схему.
Каковы положительные эффекты тайм-менеджмента
Если бы эта стратегия была мало эффективной, то она бы не возымела такой популярности. Причем применять ее можно и даже нужно на любом предприятии, ведь она имеет ряд преимуществ:
- Повышение общей производительности труда. Это уже давно подтвержденный факт, ведь эффективность работы практически любого отдела и отдельно взятого сотрудника вырастает вплоть до нескольких раз. В перспективе этот пункт увеличивает прибыль компании.
- Укрепление рабочего духа. Моральная составляющая ваших сотрудников чрезвычайно важна для стабильного выполнения ежедневных задач. Поднимать ее можно и нужно разными способами. Однако, хорошо составленное расписание поможет избежать выгорания и рутинного чувства работы. Кроме того, частые изменения будут держать работников в тонусе.
- Грамотное управление временем. Большим плюсом тайм-менеджмента является то, что большая часть установленных задач будет выполняться в сроки. Это не только поможет самой фирме, но и хорошо скажется на отношении партнеров и инвесторов к компании. Ведь показатели стабильной работы имеют не последнее значение в оценке надежности предприятия.
- Защита от банкротства. Конкурентов в любой среде на данный момент существует большое количество. Однако, им будет крайне сложно отнимать у вас долю рынка, если ваша компания во время управляется со всем задачами, выполняет планы и показывает себя с самой лучшей стороны.
Где тайм-менеджмент может быть полезен
Вообще управление и распоряжение своим временем крайне успешно применяется в абсолютно любых сферах. Но есть области, где без этого попросту никак не справиться.
- И первая – это программирование. Несмотря на то, что большинство программистов ведут довольно свободный образ жизни, особенно фрилансеры, им крайне необходимо составлять расписание. Ведь иногда специалисты могут растягивать выполнение одной задачи на целый день, когда можно было бы потрудиться час и все остальное время отдыхать или приступить к новой. Есть и обратная сторона – многие профессионалы слишком долго сидят над решением сложного отрезка кода. В данной же ситуации полезнее будет отдохнуть – тогда идеи сами придут в голову.
- Сфера маркетинга просто требует в самой своей сути проведение рекламы в нужный момент и в нужном месте. Любые задержки или наоборот – ранние действия могут привести к полной неэффективности пиар-кампании. Поэтому планы, расписания – это то, что нужно для урегулирования рекламы. Специалисты в этой области также нередко забывают контролировать свою работу с течением времени. В основном, так происходит из-за острого желания заработать, как можно больше.
- Творческие профессии нередко нуждаются во вдохновении. Оно приходит абсолютно неожиданно. Четко спланировать это бывает сложно. Но что точно верно – это если подолгу не получается воссоздать в голове идею, то это явный признак того, что требуется отдых. Кратковременный перерыв для графического дизайнера или дизайнера интерьеров может быть незаменим, особенно, когда идеи закончились. Тут тайм-менеджмент выполнит свою работу на отлично.
- Сложные, трудоемкие профессии, требующие немалых умственных затрат могут быть серьезно облегчены за счет разбивания крупных задач на более мелкие. Если грамотно все запланировать, расписать чуть ли не по часам, то можно достичь сбалансированного рабочего дня. Это когда есть достаточно времени на продуктивную работу, но и немало отдыха для разгрузки мозгов. К таким специальностям можно отнести машинное обучение, аналитик данных и биг дата, тестировщик и другие.
Но помимо специальностей тайм-менеджмент может быть еще крайне полезен и в реальной жизни. Понятно, что полностью свой день рационально распланировать невозможно. Но сделать небольшие наброски или примерный план с расписанными заданиям – можно. Это поможет вам контролировать свою лень, держать ее в узде. Но, опять же, не стоит и забывать о своем ментальном и физическом здоровье. Поправить его может только приятное времяпровождение.
Как видно из вышенаписанного, тайм-менеджмент – это буквально неотъемлемая часть жизни любого человека. Поэтому, эксперты настоятельно рекомендуют обучиться данному мастерству.
Как можно научиться тайм-менеджменту
Самостоятельно заставить себя спланировать, а после следовать целям – это крайне нелегко. Нужно иметь огромную силу воли. Мотивация здесь поможет не слишком. А вот дисциплинированность попросту необходима. Однако, есть и более простые методы научиться контролировать свое свободное и рабочее время.
Один из самых эффективных – это онлайн курсы.
Школы предлагают вам несколько десятков различных программ с наиболее актуальной информацией по поводу того, как распределять свое время, как устанавливать распорядок дня, какие задачи и цели перед собой ставить. Все это проходит в дистанционном режиме, что облегчает учебы для студентов из разных уголков страны.
В отличие от высшего учебного заведения, вам совсем не требуется регулярно приходить в образовательное учреждение. Каждый студент может самостоятельно корректировать свое расписание занятий, посещать курсы по тайм менеджменту в удобное для себя время онлайн. Это помогает избежать прогулов. Опытные преподаватели расскажу и наглядно покажут вам, как контролировать свое время. Причем вас будут заставлять делать это самостоятельно.
Практика – самый важный пункт в этом деле. А практических занятий на таких курсах более 60%.
Итог
Тайм-менеджмент сильно облегчает жизнь человека. Кроме того, он повышает его работоспособность и помогает заканчивать все проекты во время.